Wie wir als kleines IT-Unternehmen ein starkes Qualitätsmanagementsystem aufgebaut haben, das uns dient – nicht umgekehrt. Und mithilfe dessen wir den entscheidenden Unterschied für unsere Kunden machen.
Die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems (QMS) nach ISO 9001 ist für viele Unternehmen eine gefürchtete Herausforderung. Oft wird sie mit starren Prozessen und zusätzlicher Bürokratie assoziiert. Mitarbeitende gewinnen leicht den Eindruck, dann nur noch nach “Schema F” arbeiten zu müssen, also extrem eingeschränkt zu sein. Bei uns war das anders. Wir haben von Anfang an klargemacht: Das QMS soll uns dienen und unser Wachstum fördern.
Transparenz, Mitgestaltung und Teamwork: Von Anfang an gemeinsam stark
Ein zentraler Erfolgsfaktor war unser transparenter und kooperativer Ansatz. Seitdem das Ziel der Zertifizierung innerhalb 2024 ausgerufen war, haben wir das gesamte Team in den Prozess einbezogen und die Einführung des QMS als gemeinschaftliche Aufgabe betrachtet: Dies gelang sowohl über die enge Zusammenarbeit zwischen der Projektverantwortlichen und der neu ernannten Qualitätsmanagementbeauftragten, wodurch von vornherein verschiedene Perspektiven berücksichtigt wurden. Abstimmungen fanden regelmäßig in großen Runden und damit praxisnah statt. Wichtige Entscheidungen trafen wir auf kurzem Wege mit unserem CEO. Transparenz ist dabei ein Schlüssel zum Erfolg und gleichzeitig Ergebnis unseres Implementierungsprozesses.
Schnell wurde uns klar, dass wir als Team enger zusammenwachsen wollten und ließen uns professionell bei strategischen Workshops unterstützen. Denn wir definierten nicht nur Prozesse, sondern auch unsere Mission, Vision und Werte neu. Diese Basis schuf ein starkes Gemeinschaftsgefühl und vermittelte dem Team Sicherheit, die für alle Veränderungsprozesse entscheidend ist. Vertrauen und die enge Zusammenarbeit sind unsere Stärke und Basis für unser zukünftiges Wachstum. Dies scheint ein Aspekt zu sein, der in vielen Unternehmen noch immer zu wenig Beachtung findet. Doch gerade diese „weichen“ Faktoren tragen langfristig dazu bei, Herausforderungen erfolgreich zu meistern und Unternehmen stabil weiterzuentwickeln.
Durch die transparente Kommunikation und den gemeinsamen Austausch haben wir es geschafft, Steine auf den neuen Wegen wegzurollen. Mit Sicherheit konnten wir damit auch die Kollegen mitnehmen bzw. selbst Trampelpfade entstehen lassen, die bei den Worten „Qualitätsmanagement“ oder „Checkliste“ anfangs das Weite suchen wollten.
Iterativer Ansatz und kontinuierliche Verbesserung: Unser QMS als lebendiges System
Unser QMS haben wir nach einem iterativen Ansatz entwickelt – ganz ähnlich wie unsere Softwareprojekte. Wir hatten also ganz klar einen Vorteil im Vergleich zu anderen Branchen, denn wir sind mit Prozessschleifen und MVPs (minimum viable products) vertraut. Anstatt also auf eine „perfekte“ Lösung von Anfang an zu setzen, testeten wir unsere Prozesse schrittweise, stabilisierten und optimierten sie kontinuierlich. Wie unser Auditor treffend sagte: „Nur stabile Prozesse können verbessert werden, alles andere beseitigt nur Probleme – oder schafft neue.“
Im Kern bedeutet dies, dass die kontinuierliche Verbesserung fest in unserer Unternehmenskultur verankert ist. Wir sehen unser QMS nicht als statisches Regelwerk, sondern als Grundlage, uns ständig zu verbessern. Dieser Ansatz ermöglicht es uns auch, flexibel zu bleiben, in unterschiedlichen Märkten, beim Einsatz diverser Technologien und natürlich ganz vielseitigen Kundenwünschen. Mit jedem Schritt schaffen wir mehr Effizienz und Transparenz – um am Ende unseren Kunden noch bessere Lösungen anbieten zu können. Für uns war klar: Ein QMS ist nie fertig, sondern ein lebendiges System, das wir den wachsenden Anforderungen und neuen Herausforderungen anpassen.
Ein QMS, das uns stärkt – und damit auch unsere Kunden!
Am Ende haben wir in den vergangenen sechs Monaten zweierlei erreicht: Dank der offenen Kommunikation, der teamübergreifenden Zusammenarbeit und der klaren Vision sind wir als Organisation zusammengewachsen und haben ein Qualitätsmanagementsystem erschaffen, das uns nicht nur bei externen Anforderungen unterstützt, sondern uns auch intern stärkt. Wir sind überzeugt, dass dieses lebendige System unseren Weg in die Zukunft ebnet. Und es wird mitwachsen, wenn wir mit unseren jetzigen und zukünftigen Kunden viele spannende Projekte realisieren. Dabei verhelfen wir nicht nur unsere Kunden zu mehr Effizienz, Flexibilität und Widerstandfähigkeit, sondern auch uns selbst. Wer hätte gedacht, dass so viel in einem Qualitätsmanagementsystem steckt – wir jedenfalls nicht!
